Кадровое делопроизводство: как эффективно организовать деятельность компании. Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции Регламент по кадровому делопроизводству образец

Расскажем, как грамотно организовать работу с документами компании, а также их учет и хранение. Вам поможет пошаговая инструкция 2019 года.

Из статьи вы узнаете:

Нормативные основы

Делопроизводством признается такая деятельность, которая обеспечивает документирование (создание официальных документов) и определяет порядок организации работы с официальными документами. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какой-то определенный документ вызывает затруднение. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача – как правильно и удобно организовать документооборот.

Эксперт журнала "Справочник секретаря" расскажет об основных видах писем в организации.

С делопроизводством в официальных учреждениях проще – там этот процесс регламентирован специальными нормативными актами:

• Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78) утверждены правила документооборота у нотариусов;
• Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 № 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии» определены правила работы с документами в ЕЭК;
• Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде;
• Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 № 321/1831-6 принята Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
• Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как стоит организовать делопроизводство в определенных организациях, например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода образованиях.

В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решаются собственниками. Вернее, разработать делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019 поручается конкретным исполнителям – иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.

Как организовать делопроизводство

Делопроизводство: пошаговая инструкция 2019 года поможет определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ – инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.

Шаг 1.

Первым делом необходимо определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции, призванной регламентировать документооборот. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними будет различный, поэтому стоит описать его в разных разделах.

Шаг 2.

Написание инструкции (ее разделов). Отдельно предусмотреть по локальным актам: как они принимаются, как с ними происходит ознакомление работников, где и у кого хранятся локальные акты. По входящей документации необходимо расписать, кто и где осуществляет регистрацию поступающей документации, в какие сроки, как фиксируется передача документа на исполнение, где хранится входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей – аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания.

Шаг 3.

В инструкции должно быть указано, какие документы имеют утвержденную типовую форму, а при составлении каких следует руководствоваться утвержденным ГОСТ.

Шаг 4.

Определяем ответственных лиц за выполнение каждого из разделов инструкции. Решаем, в каком порядке, где, под чьей ответственностью будут храниться документы.

Шаг 5.

Определяемся с необходимостью дополнительных разделов инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.

Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством – например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.

Шаг 6.

Утверждение инструкции и доведение ее до сведения сотрудников. После этого этапа локальный акт вступает в силу, и исполнение его становится обязательным для всех работников компании.

Как организовать кадровое делопроизводство

Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство , пошаговые инструкции 2019 помогут в этом.

Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяется перечень документов, которые будут составляться, изменяться, копироваться и распространяться в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше – то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указывается в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.

Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании (например, утвержденной формы трудового договора, приказов), а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной организации: если составляются графики, то в какой срок и в каком порядке они предоставляются на утверждение, если происходит выдача средств защиты, то в каком порядке будет вестись учет и др.

Следует учесть также, что для организации делопроизводства , в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разработки и соблюдения инструкции.

О том, что такое делопроизводство в организации, мы рассказывали в нашей и приводили пример инструкции по делопроизводству. При этом в составе общего делопроизводства в организации могут выделяться самостоятельные разделы, одним из которых является кадровое делопроизводство.

Под кадровым делопроизводством можно понимать деятельность, которая обеспечивает документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов по кадровым вопросам. В зависимости от масштабов и особенностей деятельности организации ответственными за кадровое делопроизводство могут назначаться как работники бухгалтерии (к примеру, заместитель главного бухгалтера), так и специально принимаемые для этих целей сотрудники (например, ).

Нужна ли инструкция по кадровому делопроизводству?

Инструкция по кадровому делопроизводству не является обязательным документом в организации. В то же время ее наличие позволит обеспечить должный контроль за полнотой, своевременностью и правильностью оформления и ведения кадровых документов. Пошаговую инструкцию по кадровому делопроизводству организация разрабатывает самостоятельно с учетом своей специфики, объема кадровых документов и количества работников, ответственных за ведение данного раздела делопроизводства.

Кадровое делопроизводство обычно предусматривает ведение документации по следующим основным разделам:

• заключение трудового договора и прием на работу;
• изменение трудового договора и перевод на другую работу;
• прекращение трудового договора и увольнение работников;
• предоставление отпусков работникам;
• поощрения и дисциплинарные взыскания;
• защита персональных данных работников.

Порядок работы с кадровыми документами можно предусмотреть в должностной инструкции с работником, назначенным ответственным за этот раздел делопроизводства.

Используемые формы документов по учету кадров организация также может прописать в своем положении о кадровом делопроизводстве. При этом если для учета кадров будут использоваться унифицированные формы, достаточно указать об этом и сами формы не приводить. Использование унифицированных форм кадровых документов там, где это возможно, является удобным не только потому, что не потребует самостоятельной разработки аналогичных форм документов, но и потому, что по таким формам обычно приводятся указания по их заполнению, являющиеся по сути пошаговой инструкцией. Так, например, для оформления отдельных документов по учету кадров (к примеру, приказа о приеме на работу, личной карточки работника или штатного расписания) можно обратиться к Постановлению Госкомстата от 05.01.2004 № 1 .

А в некоторых случаях использование утвержденных форм и применение единого порядка их оформления являются обязательными. К примеру, пошаговую инструкцию по ведению трудовых книжек в организации, а также саму форму трудовой книжки можно найти в утвердившим форму

На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.

В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве . Обычно это бухгалтер или .

Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Сбор необходимой законодательной базы и нормативных документов

Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.

Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.

Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: , увольнение и . Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.

К кадровым приказам относятся все остальные:

• отпуска;
• премии;
• командировки;
• дисциплинарные взыскания и.д.

Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.

Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.

Следующий обязательный документ это , в которых отражаются все основные сведения о работнике . Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.

Третий обязательный документ – это . В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.

Поскольку трудовые книжки являются , то обязательно вести . Эта книга также хранится 75 лет.

Следующий обязательный документ это . Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.

После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.

К прочим обязательным документам относится:

Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это , книга основания для приказов.

Сбор и изучение учредительных документов

После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия.

Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.

Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.

Оформление перечня документов

Когда весь перечень необходимых документов определен, можно приступать к составлению Положения о ведении кадрового делопроизводства.

В этом положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.

Оформление на работу директора

Если предприятие создается с нуля, то первый кого нужно оформить это руководитель предприятия.

Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками. Если должность директора выборная, по конкурсу, то заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они. Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.

Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.

Составление локальных нормативных актов

Для того, что бы определить, какие должности и сколько их необходимо для работы предприятия составляется штатное расписание . Для него существует унифицированная форма и, хотя она не обязательна к использованию, является очень удобной.

По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.

В трудовом распорядке в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.

Разработка типового образца трудового договора

В трудовой договор должны быть включены все основные положения, перечисленные в трудовом кодексе.

Сюда относится :

Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.

Подготовка документов учета

Все журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить . А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, и скрепить печатью. Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний форзац. Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.

На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.

Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, то отношение к ним должно быть бережное. Храниться они должны обязательно в сейфе, запертом на ключ.

Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.

Оформление на работу сотрудников

При каждого сотрудника необходимо произвести определенную последовательность работ:

• прием у работника;
• ознакомление работника со всеми локально-нормативными документами, положением об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.д.;
• оформление трудового договора, его подписание. Обязательно в трудовом договоре поставьте отметку о том, сто второй экземпляр работник получил на руки;
• оформление приказа о приеме на работу;
• заполнение личной карточки Т-2 и формирование личного дела. В его состав входят следующие документы: заявление о приеме, копии личных документов, копия приказа о приеме, личная карточка, документы об образовании и квалификации, трудовой договор, прочие необходимые документы.
• передача в бухгалтерию всех необходимых документов на работника для начисления .

В следующем видеоплейлисте представлены инструкции по ведению кадрового делопроизводства:

Делопроизводство сегодня — одна из важных составных частей кадрового учета. С таковым по возможности нужно будет заранее ознакомиться.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Процесс таковой имеет свои тонкости и некоторую специфику. Организация кадрового делопроизводства — один из основных этапов начала деятельности предприятия.

Требуется выполнять достаточно обширный перечень различных особенностей, нюансов, отраженных в законодательной документации.

Причем при отсутствии должного опыта самостоятельно осуществить организацию документооборота будет достаточно проблематично.

Потому по возможности стоит воспользоваться услугами квалифицированного кадрового работника. Таким образом можно будет решить много проблем ещё до момента возникновения таковых.

Главные аспекты

Нередко возникает ситуация, когда организовать кадровый учет и непосредственно делопроизводство необходимо будет прямо с нуля.

В таком случае нужно заранее определиться, с чего начать таковой процесс. Важно отметить, что оформлением и , принятии на работу кадровый учет не ограничивается.

Существует множество дополнительных факторов, моментов — разобраться с которыми нужно будет обязательно предварительно.

Процесс кадрового делопроизводства должен осуществляться вне зависимости от штата работников.

Даже если имеет место только лишь индивидуальный предприниматель с одним наемным работников — таковое производство необходимо осуществлять.

Но в то же время тщательный контроль специальными государственными органами обычно осуществляется только лишь за крупными компаниями. Штат которых составляет более 250 человек.

Что нужно знать

Под документооборотом подразумевается процесс организации оформления документов, связанных с кадровой деятельностью.

В первую очередь это касается составления , а также заполнения трудовых книжек, оформления трудовых договоров.

Существует множество различных тонкостей, нюансов, связанных с отражением соответствующей информации в документах. Все нормативы обозначаются именно в законодательных документах.

Сам процесс делопроизводства подразделяется на целых 3 основные стадии, в которые входят следующие:

Причем важно отметить, что сам процесс хранения документов обязательно осуществляется стандартным образом.

При этом существуют некоторые сроки, в течение которых документы должны будут обязательно храниться.

Нередко они составляют несколько десятков лет. В дальнейшем, после истечения срока хранения, таковые документы должны быть соответствующим образом уничтожены.

С какой целью осуществляется

Ведение кадрового делопроизводства позволяет одновременно решить достаточно широкий перечень самых разных задач.

При этом таковые могут несколько отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия. Но при этом опять же возможно выделить ряд стандартных, которые имеют место почти во всех случаях без исключения.

К таковым относятся в первую очередь:

Сегодня учет подобного рода позволяет одновременно решить обширный перечень самых разных задач.

Важно отметить, что делопроизводство обязательно должно выполняться в рамках законодательных норм.

В противном случае велика вероятность возникновения сложностей с трудовой инспекцией . Судебная практика по этому поводу достаточно обширна.

Но при этом крайне неоднозначна. Потому по возможности не стоит допускать ошибок. Так как величина возможных штрафом достаточно велика.

Действующие нормативы

Постановка делопроизводства может осуществляться только в рамках законодательных документов. При этом существует достаточно обширный список НПД, положения которого требуется обязательно соблюдать.

Отказ от этого может стать причиной проблемных ситуаций. Не допускается делать ошибки при оформлении документации рассматриваемого типа.

Так как это может привести к достаточно серьезным неприятностям. Основным документом, в рамках которого не только должно вестись делопроизводство, но и вообще осуществляться взаимодействие с сотрудниками, является именно Трудовой кодекс РФ.

Таковой документ определяет режим принятия на работу, а также все права и обязанности как сотрудника, так и его работодателя.

Данный НПД устанавливается . Важно также отметить, что ежегодно осуществляется реформирование законодательства.

Потому необходимо использовать для консультации именно актуальные источники информации. Также важно не избегать ознакомления с иными нормативно-правовыми документами, которые также определяют данный момент.

Не менее существенным является . Он освещает вопрос занятости граждан Российской Федерации на территории страны.

Сам режим хранения документации, её оформления определяется специальным законом. Таковым является .

Таковой документ определяет режим хранения документов, их оформления, а также множество других нюансов. Со всей спецификой делопроизводства важно ознакомиться ещё до начала ведения таковой.

Это позволит избегнуть многих трудностей и сложностей. Причем ознакомиться со всеми НПД важно не только руководителю, ведущему учет.

Сотруднику, осуществляющему трудоустройство на работу, также все НПД важно внимательно рассмотреть.

Это позволит самостоятельно, без какой-либо посторонней помощи заниматься контролем за соблюдением своих прав.

Если будет обнаружено какое-либо очевидное нарушение — то необходимо будет обратиться для разрешения таковой ситуации непосредственно в трудовую инспекцию.

В случае, если нарушение неочевидно и необходимо проведение расследования — то понадобиться .

Но по возможности нужно будет попытаться разрешить ситуацию именно мирным путем. Так как судебные разбирательства требуют достаточно большого количества времени.

Сам процесс организации кадрового делопроизводства не сложен, но требует знания нормативов, законодательства.

В противном случае допущение различного рода ошибок будет попросту неизбежно. При отсутствии такового опыта стоит пройти обучение кадровому делопроизводству с нуля.

Как поставить кадровое делопроизводство с нуля

В целом процесс кадрового делопроизводства освоить возможно вполне самостоятельно. Но для осуществления таковой процедуры понадобиться внимательно ознакомиться с законодательством.

Причем имеются некоторые тонкости, специфические моменты явно в НПД не обозначенные. Именно поэтому необходимо будет получить консультацию специалиста.

Но нередко случается, что по разным причинам возможность нанять в штат кадрового работника нет возможности. В такой ситуации придется самостоятельно разбираться с вопросом кадрового учета.

К основным моментам, проработать которые нужно будет предварительно, относятся следующие:

• можно ли разработать самостоятельно;
• обязательные документы;
• составление локальных нормативных актов;
• разработка ;
• пошаговые инструкции по оформлению для ООО;
• кто ответственен за ведение учета.

Можно ли разработать самостоятельно

Самостоятельная разработка кадрового делопроизводства — процесс вполне возможный, но имеющий свою специфику. С таковой по возможности нужно будет заранее ознакомиться.

При этом разработка без ошибок возможна только лишь в случае, если заранее руководитель предприятия или же предприниматель ознакомились с НПД.

Если должный опыт по какой-то причине отсутствует — можно попросту пройти специальные курсы кадрового делопроизводства в Москве с нуля.

Таковая предварительная подготовка поможет разрешить множество различных сложностей ещё до момента возникновения таковых.

Не менее выгодным и удобным решением является использование . Подразумевается временный наем кадрового работника для организации документооборота.

В дальнейшем ведение учета может уже осуществляться самостоятельно. Стоимость таковых обычно невелика.

Обязательные документы

При ведении кадрового делопроизводства обязательно будет формировать целый ряд документов. В ряд таковых обязательных входит следующее:

Перечень обязательных таковых документов включает в себя более десятка позиций. Наличие всех таковых строго обязательно. Данный вопрос лучше всего будет проработать предварительно.

Причем отдельные имеют жесткие требования к формату. В иных же случаях оформление может осуществляться на усмотрение руководителя предприятия.

Составление локальных нормативных актов

Ещё один важный момент — обязательное составление локальных нормативных актов. В стандартный список таковых входит:

• основные правила внутреннего трудового распорядка;
• положения касательно оплаты труда на предприятии;
• регламент работы для различных подразделений на предприятии;
• соглашение, подтверждающее наличие согласия на обработку персональных данных сотрудника;
• положение о защите личных данных сотрудников.

Разработка типового образца трудового договора

Важно отметить, что трудовой договор не имеет сегодня жестко установленного формата. Но при этом некоторые положения должны присутствовать в нем обязательно.

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2016 года, приведенные в нашей статье, помогут грамотно организовать этот процесс на предприятии. Ниже исчерпывающе описаны всех стадии работы с сотрудником: прием, перевод в другой отдел, повышение в должности, изменение оклада, наказание, поощрение, взыскание, увольнение.

На кого возлагаются обязанности по ведению кадровой документации

Кадровый документооборот как часть учетного процесса должен быть подконтролен руководителю компании. Как правило, именно на первое лицо изначально возлагается ответственность за его ведение, для чего издается соответствующий приказ.

По мере набора в штат кадровых или бухгалтерских специалистов эти функции делегируются им с четким указанием, кто за что отвечает и какой документ имеет право подписывать. Для каждой должности разрабатывается соответствующая инструкция, где определяются трудовые функции, права и уровень ответственности. Сотрудник знакомится с распорядительным документом и должностной инструкцией и расписывается:

• либо в отведенной для этого строке на самом документе;
• либо на специально созданном персональном листе ознакомления.

Помимо должностной инструкции, возможна разработка внутренних положений, регламентов, дополнительных инструкций. Однако основой для соблюдения законности в сфере кадрового делопроизводства выступает Трудовой кодекс РФ и иные нормативные акты, издаваемые правительством и министерствами.

При несоблюдении положений законодательства или локальных актов компании к работнику, занимающемуся ведением кадрового документооборота, могут быть применены меры дисциплинарной ответственности. И это вполне обоснованно, поскольку даже незначительные нарушения способны привести к ощутимым финансовым потерям.

Скачать инструкцию по кадровому делопроизводству - 201 6 или разработать собственный регламент?

Формально централизованно утвержденной инструкции по кадровому делопроизводству нет. Однако в своей работе специалистам рекомендовано пользоваться ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденным приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст.

Тем не менее благодаря многолетней практике ведения подобной деятельности выработался определенный негласный набор правил и последовательность действий, которые и легли в основу пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству . Ее можно смело применять в практической деятельности, избежав тем самым неточностей и ошибок.

Кроме того, используя указанную информацию, можно спрогнозировать общее количество документов, которые потребуется оформлять, и время, которое придется на это тратить, соответственно, определить, сколько сотрудников должно быть в кадровой службе.

Опираясь на данные правила и методы, практикующий делопроизводитель создаст удобный для себя алгоритм действий, которому будет следовать в дальнейшем для ведения качественного кадрового делопроизводства в 2016 году .

Что собой представляет инструкция по ведению кадрового делопроизводства

Далее представлен универсальный план ведения всего объема кадрового документооборота, которым можно пользоваться на любой стадии жизненного цикла компании - от создания до момента ликвидации или реорганизации. Несмотря на то что пошаговые инструкции по кадровому делопроизводству с нуля достаточно распространены, иметь под рукой компактный и удобный для восприятия вариант будет нелишним.

Итак, шаги, которые нужны регулярно для достижения оптимальных результатов при ведении кадрового делопроизводства с нуля :

1. Подбор законов и нормативных документов для последующей регламентации работы. В обязательном порядке нужно обратить внимание на следующие:
   • Трудовой кодекс РФ. Необходим в полном объеме, поскольку ситуации бывают разные, и периодически все равно придется что-то перечитывать. Наиболее важные разделы - те, которые посвящены понятию нормальной положительности рабочего времени, его учету и нормированию (гл. 15–16, 22), оплате труда, ее составным частям, формам и системам (гл. 21), длительности отпусков и условиям возникновения права на них (гл. 19). Также в обязательном порядке нужно ознакомиться с правами и обязанностями работника, которые закреплены на законодательном уровне.
   • Альбом первичной документации на основе постановления Госкомстата РФ от 04.01.2001 № 1. Четкое следование образцам, представленным в нем, необязательно, поскольку компаниям разрешено разрабатывать бланки самостоятельно, но с указанием в них обязательных реквизитов. В то же время представляется нецелесообразной разработка избыточного количества собственных форм, поскольку для большинства операций уже существуют типовые бланки с необходимым набором реквизитов. Достаточно дополнить их недостающими полями.
   • Порядок ведения и учета трудовых книжек, утвержденный постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, где раскрыты все аспекты использования основного документа для отражения стажа работника.
   • Рекомендации, утвержденные Генштабом ВС России 11.04.2008, регулирующие тонкости ведения учета военнообязанных граждан.
   • Базовые стандарты делопроизводства и кадрового дела на основе приказа Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановления Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст, приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558 , постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

Сотрудник, занимающийся кадровым документооборотом, должен всегда иметь под рукой данный перечень документов, а также обновлять свои знания в этой области по мере необходимости, а также в случае существенных изменений законодательства. Делать это можно как самостоятельно, так и посредством заключения контракта с поставщиками специализированных нормативных правовых баз.

1. Изучение устава компании и при необходимости регистрационных документов. Это поможет определиться с правилами и условиями приема руководителя компании либо членов совета директоров - основного исполнительного органа. Кроме того, в данных документах содержится информация о максимальном сроке их пребывания на посту, уровне оплаты труда и порядке прекращения полномочий.
2. Издание распорядительного документа о назначении руководителя. Основанием для него послужит протокол общего собрания учредителей. Таким образом, это будет 1-й кадровый приказ новой фирмы. С него должна вестись их сквозная нумерация, которая имеет первостепенное значение, ведь для контролирующих служб крайне важно соблюдение порядка издания документов в момент совершения операций.
3. Разработка документации для оформления операций по работе с персоналом. Универсальный список должен включать:

• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• структуру отделов и должностей в компании;
• штатное расписание (формально необязательно, однако на практике запрашивается большинством проверяющих);
• график отпусков;
• документы, регламентирующие защиту персональных данных сотрудника.

В обязательном порядке закрепляется набор документов для персонифицированного учета данных сотрудника:

• трудовой договор;
• журнал движения трудовых книжек;
• журнал учета бланков трудовых книжек, а кроме того, и сам бланк (чтобы оформлять книжки сотрудникам, для которых это место работы первое);
• документы по учету рабочего времени (табели Т-12 или Т-13);
• личные карточки (Т-2);
• приказы по кадрам и основания к ним;
• расчетные и платежные ведомости;
• индивидуальные расчетные листки;
• должностные инструкции, регламенты.

При наличии профсоюза или представителя общего собрания работников в компании может быть разработан и подписан коллективный договор. Очень важным документом может стать положение по оплате труда и премированию. Оно позволит сократить объем трудового договора и четко закрепить порядок расчета вознаграждения за труд.

Если на предприятии внедрена регулярная оценка персонала, необходимо положение об аттестации. Для сохранности внутренней информации должен быть разработан документ об охране коммерческой тайны.

1. Разработка бланков и их согласование с руководством компании. Необязательно создавать все с нуля, можно воспользоваться типовыми формами, добавив к ним недостающие реквизиты, соответствующие специфике компании. Возможно, что с первой попытки утвердить новый бланк не получится, тогда нужно внести дополнения в соответствии с пожеланиями директора и подать его на согласование снова.
2. Выбор сотрудника для возложения на него обязанностей по ведению и учету трудовых книжек. Для этого создается соответствующий распорядительный документ. Это может быть как отдельный работник, выполняющий только указанную функцию, так и совмещающий ее с другой работой в кадровой службе.
3. Организация оформления на работу новых сотрудников. Будучи последней стадией в цикле кадрового делопроизводства, указанная процедура включает в себя комплекс взаимосвязанных действий. Он сопряжен с необходимостью заполнения целого ряда документов (трудового контракта, приказа о приеме, личной карточки), ознакомления работника с должностной инструкцией, положениями компании, внесения записей в журнал по учету трудовых книжек и т. д.

В дальнейшем оформляются документы по текущей деятельности работника: учету рабочего времени, начислению заработной платы, отпускам, дням отдыха согласно справкам донора или без сохранения заработной платы, переводам.

Ведение кадрового документооборота не настолько сложно, как кажется на первый взгляд. Несмотря на обилие разрозненных и разносторонних нормативных актов, регулирующих данный вопрос, всю необходимую информацию можно отобрать и систематизировать.

Кроме того, выше приведена короткая и понятная шпаргалка, способная помочь новому кадровому специалисту и даже опытному работнику, облегчив ему в целом понимание всех шагов, которые необходимо предпринять.

Главное в делах подобного рода - внимательность и скрупулезность в мелочах, поскольку незначительные ошибки в документации могут повлечь для компании серьезные неприятности как финансового, так и репутационного характера.