Электронный документ представляет собой любую информацию (символы любого типа, звукозапись, изображение), зафиксированную с помощью электронных средств и передаваемую при помощи средств вычислительной техники, электросвязи для хранения и использования всем обществом.

Документ, преобразованный в электронную форму, превращается в информацию, которая может быть отправлена, получена, сохранена на электронных носителях – от магнитного или лазерного диска до любого другого электронного носителя – материального хранилища информации.

Документ в электронном состоянии воспринимается человеком при использовании электронных технических средств, передается по телекоммуникационным каналам связи, обрабатывается в любых типах информационных систем.

Электронные документы в Российской Федерации имеют юридический статус при наличии , заменяющей личную подпись гражданина на бумажном документе.

При этом должен быть соблюден определенный ряд условий:

• в наличии должен быть . Ключ подписи относится к конкретной цифровой подписи и должен быть актуальным (действующим) в момент подписания документа;
• в наличии доказательств, верифицирующих процесс написания;
• использование цифровой подписи должно соответствовать сведениям, которые указаны в сертификате ключа подписи.

Документы, подвергнутые электронной обработке, позволяют осуществлять их более эффективное использование – тиражирование, рассылку, хранение и корректировку данных. Существуют различные технологии, которые переводят бумажную документацию в электронное состояние и имеют свою специфическую терминологию.

Первичный этап преобразования – перевода документов в электронный вид – представляет собой сканирование и создание электронной копии в виде цифрового изображения (образа документа).

Процедура сканирования дает возможность автоматизированного ввода документов. При этом программные средства обрабатывают изображение, осуществляется визуальный контроль итогового качества.

Сканирование и получение изображения – лишь промежуточный этап. Необходимо наделить электронную версию технической вероятностью поиска в его структуре, редактирования содержимого, использования его фрагментов для создания следующего поколения документов.

Для этого осуществляют распознавание документов специальным программным обеспечением. Необходимый инструментарий – программа, которая распознает символ оптическим путем (OCR).

Таким образом текст отделяют от иллюстративного материала, таблицы от диаграмм и т.д. В итоге программа компонует содержимое в исходный вариант, расставив необходимые точки распознавания.

В процессе перевода в электронную форму документы классифицируются по трем направлениям: формализованное состояние, неформализованное и специальное.

Документы в электронном состоянии (введенные в компьютер) условно разделяют на три разновидности: прошедшие формализацию, неформализованные и специальные. Формализованные имеют определенный тип полей, заполненных данными (анкеты, бланки, каталоги).

Документ различной, произвольной формы называется неформализованным (письмо, договор). Специализированный тип документов может иметь своим содержанием отпечатки пальцев, картографические изображения. Каждая из разновидностей имеет свою технологическую специфику распознавания.

Процедура ввода документов формализованного типа в базу данных

При использовании формализованной документации обычно встает задача автоматизированной обработки большого количества однотипных документов (анкеты, опросы). Создав электронный образ каждой анкеты, необходимо также обработать информацию, которую они содержат.

Создается строка в базе данных с соответствующей информацией. После ввода всех анкет можно сделать анализ результатов анкетирования и принять соответствующее решение (модернизировать работу отдела, повышать качество обслуживания клиентов и т.п.).

Электронный документ

Электро́нный докуме́нт -

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

1. сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;
2. при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
3. подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
4. электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

См. также

Ссылки

Примечания

Wikimedia Foundation . 2010 .

Смотреть что такое "Электронный документ" в других словарях:

электронный документ - ЭлД Форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде. [ГОСТ Р 52292 2004] электронный документ Документ, в котором информация… … Справочник технического переводчика

Электронный документ - документ на цифровом носителе, состоящий из трех элементов: содержание информации; форма предоставления содержания; носитель информации. Во многих сферах деятельности широкое распространение получило использование электронных документов, причем… … Большой юридический словарь

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники, документ, в котором информация представлена в электронно цифровой форме … Юридическая энциклопедия

Электронный документ - (electronic document) — документ, в котором информация представлена в электронно цифровой форме и который как юридически полноценный аналог бумажного документа, создан, передается и хранится с помощью программных и технических средств,… … Экономико-математический словарь

электронный документ - 3.1 электронный документ: Документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - в соответствии с ст. 1 Закона от 10 января 2000 г. Об электронном документе (далее Закон) под электронным документом понимается информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным Законом. Согласно ст. 2… … Юридический словарь современного гражданского права

Электронный документ - 11.1) электронный документ документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно… … Официальная терминология

Совокупность данных, зафиксированных на материальном носителе и/или передаваемых по электронным каналам связи с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора. Электронный документ может создаваться на основе документа на… … Депозитарных терминов

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - 1) согласно Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2001 № 1 ФЗ, – документ, в котором информация представлена в электронно цифровой форме; 2) согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

электронный документ - информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом (Ст. 1 Закона Республики Беларусь Об электронном документе) … Право Белоруссии: Понятия, термины, определения

Книги

• Современные технологии делопроизводства и документооборота № 3 (51) 2015 , «Современные технологии делопроизводства и документооборота» – журнал для руководителей делопроизводственных подразделений. Вы узнаете как эффективно внедритьи оптимизировать электронный… Категория: О бизнесе популярно Серия: Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота» 2015 Издатель: МЦФЭР , электронная книга
• Сканирование и распознавание текстов. Самоучитель по работе с ABBYY FineReader10 , Жадаев А. Г. , 248 стр. Работать с электронными документами во многом удобнее и проще, чем с их бумажными аналогами. Электронный документ можно редактировать, использовать при создании собственных работ,… Категория: Информационные технологии Издатель:

Перечисленные в названии статьи понятия неизменно вызывают споры среди специалистов, что свидетельствует об отсутствии однозначности в их определении. Не требуется особых доказательств того, что однозначно понимаемые и определяемые понятия необходимы не только тем, кто занимается теорией и методологией науки, но и тем, кто занимается решением прикладных задач, практической работой, поскольку любая практическая деятельность – это по сути реализация теории либо ее отдельных положений. Понятно, что термины в плане выражения – это язык, на котором говорят специалисты, а в плане содержания – это понятийный аппарат, отражающий уровень (глубину) познания объекта исследования.

К определению понятия «документ»

Попытки однозначно определить понятие «документ» предпринимались неоднократно. В последнее десятилетие в связи с применением информационных технологий возникла потребность в определении нового понятия – «электронный документ» и связанных с ним понятий.

Вместе с тем, несмотря на важность понятия «документ» как центрального в понятийном аппарате документоведения, до настоящего времени у нас нет такого определения, которое устраивало бы всех специалистов, в том числе и занимающихся решением прикладных задач.

Достаточно привести в качестве примера Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации », который в своей терминологической части вообще не содержит понятия документа, вместе с тем включает такие понятия, как «документированная информация» и «электронный документ». Рассмотрим определения этих понятий, данных законом:

«11) документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

11.1) электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Понятие «документированная информация» определяется законом как информация, зафиксированная на материальном носителе и имеющая реквизиты для идентификации этой информации или носителя, на котором она закреплена. Трудно было бы возражать против этого определения, если бы закон определял с его помощью понятие «документ». Очевидно, что если мы говорим об информационной составляющей документа – документированной информации, – мы не должны говорить о носителе. Логично определять документированную информацию как информацию документа, или информацию, записанную (зафиксированную) в документе.

Второе определение – «электронный документ», если следовать логике, должно определяться через ближайшее родовое понятие «документ», а не через понятие «документированная информация». Если мы определяем электронный документ через понятие «документированная информация», носитель просто исчезает, и вопросы о том, как фиксируется информация в электронной форме и на каком носителе, становятся просто неправомерными.

В качестве отправной точки рассмотрения заявленной темы напомним дискуссию, которая состоялась в 2005 году между двумя учеными – представителями разных школ – К.Б. Гельманом-Виноградовым и Ю.Н. Столяровым. Ее суть заключалась в том, что, по мнению Ю.Н. Столярова, документом может быть любой объект, который несет какую-либо информацию (такое предельно широкое толкование понятия «документ» позволяет относить к документам не только так называемые трехмерные объекты – произведения скульптуры, архитектуры и др., но и объекты природного происхождения), а, по мнению К.Б. Гельмана-Виноградова, документ – это объект особого рода, результат сознательного запечатления (документирования) человеком информации о явлениях объективной действительности. Стремление Ю.Н. Столярова к предельно широкому определению понятия «документ» во многом объясняется стремлением включить в состав документов такие информационные объекты, как книги, брошюры, газеты и др.

Заметим при этом, что и Ю.Н. Столяров, и другие сторонники аналогичной точки зрения (в основном это, по выражению Ю.Н. Столярова, представители «неклассического документоведения» - библиотековедения и книговедения), в качестве базового принимают определение документа, принятое ИСО: «Документ – записанная информация или материальный объект, которые могут расцениваться как единица документационного процесса».

При этом, как справедливо отмечает в своей статье К.Б. Гельман-Виноградов, использование данного определения как базового и при этом причисление к документам трехмерных объектов (произведений архитектуры, скульптуры, музейных экспонатов и др.) свидетельствует о вольной трактовке данного определения и не является научно обоснованным. Следовало бы отметить также, что предложенное ИСО определение (или его перевод) некорректно просто по той причине, что определяемое понятие фактически определяется через само понятие: документ – единица документационного процесса. Если задать вопрос: что есть документационный процесс, ответом, очевидно, будет: процесс, в котором используются документы. Корректным предложенное определение будет в случае, если мы сформулируем его несколько иначе (не меняя его смысла в целом): документ – записанная информация или материальный объект с информацией, которые могут расцениваться как единица в процессе информационно-коммуникационного обмена».

Сам К.Б. Гельман-Виноградов в результате критического анализа различных определений понятия «документ» предлагает следующее: «Документ – материальный объект, содержащий запись семантической информации». При этом «семантическая информация» (иначе говоря, – содержание, контент) означает, что информация может быть воспринята и понята реципиентом (получателем), в том числе и с помощью технических средств.

Признаки документа

В попытке разобраться в том, что же такое документ, и определить, достаточно ли нам, документоведам, только этого понятия, сравним несколько определений документа, предложенных исследователями и зафиксированных в словарях и стандартах, и попробуем выделить те признаки документа, на которых строятся определения этого информационного объекта:

1. документ – результат сознательного запечатления (документирования) информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии, при обязательной идентификации запечатленного на языке слов;
2. документ – материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.;
3. документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
4. документ (record): зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

В представленных определениях выделены следующие признаки документа как информационного объекта:

1. наличие носителя (документ – материальный объект);
2. наличие семантической информации (содержание, контент);
3. наличие информации о явлениях объективной действительности;
4. способ записи информации (способ записи создан человеком);
5. информация в форме документа создается и сохраняется организацией или физическим лицом;
6. целевое назначение фиксации информации – для передачи во времени и пространстве, для использования в качестве доказательства (подтверждения) обязательств или деловой деятельности;
7. наличие реквизитов, позволяющих идентифицировать зафиксированную информацию (как подчеркивает К.Г. Митяев, – «на языке слов», и отметим при этом, что реквизиты идентифицируют не только информацию документа, но и сам документ).

Выделим еще несколько обстоятельств, на два из которых обращал внимание еще К.Г. Митяев: 1) документирование – сознательный акт (это, на наш взгляд, так или иначе связано с тем, что документирование осуществляется организацией или физическим лицом); 2) каким бы способом ни осуществлялось документирование, обязательным является идентификация запечатленного на языке слов (очевидно, в данном случае имеются в виду не столько текстовые документы, сколько графические или фото-, кино-, видеодокументы, для которых наличие идентифицирующих реквизитов, представленных в текстовой форме, является обязательным).

Немаловажным является и то, что носитель, даже на заре документирования, – это материальный объект, который специально создавался для записи информации, и если это был природный материал (глина, папирус, береста, пергамент), то он специальным образом обрабатывался для использования его в качестве материала для письма.

Суммировав и проанализировав выделенные признаки, можно сказать, что документ – это результат сознательной фиксации на носителе (специально созданном для этого материальном объекте) информации о явлениях объективной действительности созданным человеком способом для ее сохранения и передачи во времени и пространстве, в т.ч. для использования в качестве подтверждения обязательств и деловой деятельности.

Определение получилось достаточно тяжелым для восприятия, но оставим его в таком виде, поскольку для нас главное – выделить и зафиксировать основные признаки документа, позволяющие отличать его от иных информационных объектов, прежде всего таких, как книги, газеты, журналы, которые не всегда являются носителями информации о явлениях объективной действительности.

Наличие реквизитов

За рамками данного определения остался, по сути дела, один признак – наличие реквизитов, идентифицирующих документ, то есть позволяющих установить автора, время создания и др. Если мы рассматриваем современный документ, то действительно, наличие реквизитов – один из важнейших признаков документа, но формуляр современного документа – результат длительного многовекового развития.

Первые из дошедших до нас документов не имели реквизитов как самостоятельных элементов, занимающих определенное место и имеющих определенную форму. Документ представлял собой сплошной текст, а последующее развитие документа шло по пути выделения отдельных блоков информации из текста и оформления их в виде самостоятельных элементов – реквизитов. В виде реквизитов с течением времени оформлялась именно та информация, которая выполняет идентифицирующую функцию, то есть позволяет соотнести документ с автором, местом, в котором создан документ, временем создания, адресатом и др. Информация, относимая к самому событию или ситуации, которая документируется и ради фиксации которой создается документ, содержится в тексте документа.

Это говорит о том, что в исторической перспективе наличие реквизитов – не обязательное условие для признания информационного объекта документом, но при этом документ не может быть документом, если он не содержит информации, которая позволяет его идентифицировать (в каком виде, в виде реквизитов или в виде фрагментов текста, не принципиально). Из этого мы можем сделать вывод, что наличие реквизитов как таковых, не является обязательным признаком документа (документ мог и может существовать как документ и без реквизитов).

В то же время в современном мире наличие реквизитов – обязательное условие существования той части документов, которые принято называть официальными документами. Из этого, по крайней мере, следует, что если мы определяем понятие «документ» как документ установленной формы с реквизитами, позволяющими его идентифицировать, значит, мы определяем не просто документ, а именно официальный документ.

Официальный документ – документ, имеющий установленную форму и необходимый набор идентифицирующих реквизитов, – это, по сути дела, не что иное, как юридически значимый документ, то есть документ, который может выступать в качестве доказательства (подтверждения) документируемой деятельности.

За пределами официальной документации есть такой класс документов, которые принято называть документами личного происхождения, и пусть видовой состав этой части документации не отличается большим разнообразием (это личная переписка, дневники, мемуары, или воспоминания), не существует установленных правил, в соответствии с которыми создаются эти виды документов, и мы вряд ли можем говорить о реквизитах как обязательных элементах, которые должны использоваться при создании этой группы документов.

В дальнейшем говоря о документах будем иметь в виду именно официальные документы.

Понятие «электронный документ»

Обратимся теперь к понятию «электронный документ». ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет электронный документ как «документированную информации, представленную в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

В начале статьи мы уже говорили о недостатках этого определения, в частности, о том, что видовое понятие «электронный документ» определяется не через родовое понятие «документ», а через понятие «документированная информация», что является типичной логической ошибкой. Но у этого определения есть и еще один недостаток: понятие «электронный документ» фактически определяется через самоё себя: электронный документ – информация, представленная в электронной форме. Вторая часть определения («…, то есть в виде пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин…») – это лишь уточнение, пояснение в отношении особенностей использования данного объекта, но не раскрытие его сущностных особенностей.

Рассмотрим еще некоторые из существующих определений понятия «электронный документ»:

• электронный документ : документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники;
• документ электронный (ДЭ) : информационный объект, состоящий из двух частей:

– реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, место и время создания, данные об авторе и т.д. и электронную цифровую подпись);

• электронный документ – информация в электронной форме, подписанная электронной подписью (квалифицированной, неквалифицированной, простой).

При определении понятия «электронный документ» необходимо соблюдать классическое правило терминологии: определение через ближайший род, в данном случае, – через понятие «документ», а также выделение таких признаков, которые являются видовыми и отличают электронный документ от других документов.

К числу признаков, отличающих электронный документ от иных документов (на бумажном и прочих материальных носителях), относятся:

• цифровая среда существования электронного документа и цифровая форма документа;
• существование документа в информационной системе (электронный документ создается в информационной системе или включается в нее как документ, созданный в другой системе) на протяжении всего жизненного цикла документа; при этом важно отметить, что фактически именно информационная система обеспечивает и поддерживает такие характеристики электронного документа, как аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования;
• формат электронного документа (формат файла) – существенная характеристика электронного документа, причем один и тот же документ может быть записан в различных форматах; от формата записи зависят дальнейшие возможности работы с документом: редактируемые форматы позволяют вносить изменения в документ, графические или неизменяемые форматы не позволяют редактировать документ – в этих форматах документ сохраняет свою неизменность;
• иная структура электронного документа (по сравнению, например, с документом на бумажном носителе): документ на бумажном носителе имеет формуляр – совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности на стандартном листе бумаги; электронный документ состоит из контента (содержания) и метаданных. Метаданные электронного документа не только содержат сведения регистрационно-учетного характера (реквизитные метаданные), но и обеспечивают управление электронным документом в информационной системе (функциональные метаданные) на протяжении всего жизненного цикла документа;
• иное соотношение между понятиями «подлинник документа» и «копия документа». Специалисты по информационным технологиям вообще не считают возможным применять эти понятия к электронным документам, тем не менее с документоведческой точки зрения при исследовании электронных документов и при организации работы с ними необходимо различать электронный документ как цифровой объект в информационной системе (условно говоря – подлинник) и воспроизведение (визуализацию) электронного документа на экране монитора или в виде распечатки на бумажном носителе. По сути дела, визуализация электронного документа – это одна из форм его реализации в иной – аналоговой – среде, в форме, пригодной для восприятия человеком.

Основные признаки электронного документа

В результате рассмотрения особенностей электронного документа мы можем выделить следующие основные признаки электронного документа, которые нужно будет положить в основу его определения:

• цифровая форма существования;
• существование в информационной системе;
• наличие метаданных, обеспечивающих управление им.

Формат файла, на наш взгляд, – это признак, если можно так сказать, второго уровня, он важен для классификации электронных документов различных типов (видов) между собой. Для отделения понятия «электронный документ» от документов на бумажном и иных видах материальных носителей на первый план выступает среда существования документа – цифровая, в отличие от аналоговой среды, в которой существуют, например, документы на бумажном носителе.

Таким образом, мы можем предложить следующее определение понятия «электронный документ» : документ, представленный в цифровой форме в информационной системе и имеющий метаданные, обеспечивающие управление им.

Как уже было сказано выше, человек не может воспринимать непосредственно цифровой объект, человек способен воспринимать не электронный документ, а его воспроизведение, иначе говоря, – его визуализированную копию. В данном случае термин «копия» употребляется в своем прямом значении («экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа») и одновременно в значении «экземпляр электронного документа, представленный в воспринимаемой человеком форме).

Очевидно, что, применяя понятия подлинника и копии к электронным документам, мы должны понимать, что значения и соотношение этих понятий иные, чем при их использовании применительно к документам на бумажном носителе. Если при работе с документами на бумажном носителе человек может работать, как с подлинником документа, так и с его копией (копиями), то, работая с электронными документами, человек имеет дело только с визуализированной копией этого документа.

Еще одним весьма актуальным вопросом является вопрос о визуализированных копиях электронных документов, извлекаемых из информационной системы и представленных, как на бумажном носителе, так и на обособленном электронном носителе (диске, флеш-карте и др.). Актуальными в данном случае являются и вопросы понятийного аппарата (определение понятия «копия электронного документа», вопросы организации работы с такими копиями, в частности, порядок свидетельствования их верности). Эти вопросы могут быть предметом отдельного рассмотрения.

Представленный анализ понятий «документ», «официальный документ», «электронный документ» свидетельствует о том, что закрепленные в нормативных актах определения данных понятий, которыми в настоящее время пользуются специалисты, не отражают сущностных характеристик соответствующих информационных объектов. Вместе с тем, в национальных стандартах различных серий (информационная технология, поддержка жизненного цикла продукции, СИБИД, система менеджмента качества и др.), научной литературе накоплен достаточно большой материал, расширяющий наше представление о природе названных информационных объектов. Для выработки таких определений, которые бы устраивали специалистов, занимающихся проблемами использования электронных документов и электронного документооборота, а также получили закрепление в законодательстве, нужна широкая дискуссия, обсуждение различных подходов и точек зрения. В конце концов, именно в споре рождается истина.

В.Ф. ЯНКОВАЯ, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД

Прежде чем перечислять существующие виды электронных документов , давайте разберемся с определением.

Что такое документ электронный, написано в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно- телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Виды электронных документов

Существует далеко не одна классификация, выделяющая те или иные виды электронных документов . Остановимся на наиболее распространенных.

По типу содержимого. Чаще всего электронные документы классифицируют по такому критерию, как тип содержимого. В этом случае выделяют текстовые, графические, анимационные, звуковые, мультимедийные файлы.

По доступности. В зависимости от степени доступности документ электронный может быть открытым и скрытым . Открытые электронные документы публичны, доступны для широкого круга лиц, так как не несут в себе никакой тайны. Обычно так выглядит информация на сайтах, лицензионные договоры, прайсы и пр. Скрытые электронные документы может увидеть только ограниченное число людей, так как в них содержится конфиденциальная информация, порой представляющая собой коммерческую или даже государственную тайну.

По наличию электронной подписи. Все электронные документы можно разделить на подписанные электронной подписью и не подписанные. Вы наверняка знаете, что благодаря электронной подписи (далее – ЭП) можно идентифицировать лицо, подписавшее документ электронный. Следовательно, можно определить и авторство. Кроме того, ЭП гарантирует целостность и неизменность электронного документа.

Классификация электронных документов по отраслям также имеет место быть, тем более сегодня, когда электронный документооборот охватывает все больше сфер нашей деятельности. В каждой из отраслей используются как общепринятые, так и свои специфические документы. Например, в ритейле – счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные ТОРГ-12, акты об установленном расхождении ТОРГ-2, корректировочные счета-фактуры. В энергосбытовом комплексе – та же первичка плюс акты сверки, счета на оплату и др.

Виды бухгалтерских электронных документов

Чаще всего компании обмениваются первичными документами. Рассмотрим подробнее виды первички:

• Счет-фактура, согласно п. 1 ст. 169 части второй Налогового кодекса РФ, может быть составлен и выставлен в электронном виде. В соответствии с Приказом ФНС от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@ электронный счет-фактура (далее – ЭСФ) должен соответствовать формату.XML. При подписании квалифицированной электронной подписью руководителя компании или уполномоченного на то лица ЭСФ приобретает юридическую значимость.

  Подробную информацию об использовании электронных счетов-фактур, об обмене ими между контрагентами и нормативных тонкостях вы можете найти в публикации «Электронный счет-фактура. Инструкция по применению» .

• Акт выполненных работ (услуг) на сегодняшний день не имеет обязательного формата в электронном виде. Существует рекомендуемый к применению формат – .XML. Несмотря на то, что закон не предусматривает определенного порядка работы с электронным актом, обмениваться данным видом электронного документа можно и без помощи операторов.

  Используйте любой удобный вам формат – например, .PDF. Однако есть важный нюанс: если от ФНС придет истребование в электронном виде, то акты выполненных работ вам придется представлять в формате.XML.

• Товарная накладная (ТОРГ-12) в электронном виде также используется все чаще. Составляют ее, как правило, в одном из трех форматов – .XML, .JPG или.TIF. При этом организации могут сами разработать форму товарной накладной. Но должно быть соблюдено главное условие: в документе необходимо отразить ряд реквизитов (наименование товара и его количество, НДС и сумму НДС и т.д.). Подробнее об этом вы можете прочитать в нашем материале «Электронная товарная накладная» .

Резюмируя вышеописанное, еще раз хочется отметить:

Документ электронный проник в разные сферы деятельности

С появлением электронных документов жизнь людей значительно облегчилась, особенно в разрезе их трудовой деятельности. На создание документа электронного уходит в разы меньше времени, его удобнее хранить, а поиск нужной информации, представленной в цифровом виде, занимает считанные минуты. Словом, у электронных документов масса преимуществ, и оценить их все по достоинству сегодня могут люди, работающие в самых разных сферах – от бухгалтерии до торговли, от энергосбытовых компаний до страховых. Главное, не запутаться, так как со временем видов электронных документов становится всё больше, а к оформлению некоторых из них (например, к счетам-фактурам) государство предъявляет жесткие требования.

Понятие «электронный документ»

С развитием информационных технологий стали широко применяться так называемые электронные документы, использование которых даёт массу преимуществ для пользователей:

• 1. Ускорение процессов документооборота;
• 2. Способность передавать документ по цифровым каналам связи;
• 3. Легко изменяемое содержание (редактирование);
• 4. Теоретическая возможность вечного хранения;
• 5. Неограниченность экземпляров, имеющих юридическую силу и проч.

Однако понятие «электронный документ» не всегда являлось однозначным и вызывает споры до сих пор.

Термин «Электронный документ» появился приблизительно в начале 1990-х гг., но в отечественном документоведении он начал активно использоваться лишь в конце 1990-х гг. До этого в отечественной и зарубежной литературе общепринятым были термины « машиночитаемый документ», «Документ на машинном носителе» В частности, определение термину «Документ на машинном носителе» дает и ныне действующий ГОСТ Р 51141-98: «это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной»

Следует отметить, что электронный документ является машиночитаемым, но далеко не каждый машиночитаемый документ является электронным. Развитие компьютерных технологий сделало в 1990-х годах термин «машиночитаемый документ» и его основную характеристику - пригодность для машинного считывания - нежизнеспособными: в современных условиях информацию можно считывать с помощью машины с любого бумажного документа. Появилась потребность в новом понятии, относящемся к документам, проходящим все стадии своего жизненного цикла - от создания до уничтожения или передачи на вечное архивное хранение - в электронном виде. Таковым стало понятие «электронный документ».

Большинство существующих определений термина «электронный документ» подчеркивают сходство понятий «документ» и «электронный документ». При этом акцент делается на информационную составляющую понятия: электронный документ определяется, прежде всего, как информация. В конкретных случаях к категории электронных документов могут быть отнесены базы данных (реестры, кадастры, списки и т.п.) и оцифрованные копии бумажных документов.

В российском законодательстве нормативное определение электронного документа появилось впервые в Федеральном законе от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»: «электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме». Также даётся понятие и в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «электронный документ -- сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа».

«Особенность электронных документов состоит в том, что их информация представлена в электронно-цифровом виде и, как следствие, может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих технических и программных средств. Тем не менее, электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы. Именно поэтому в архивном законодательстве некоторых развитых стран в определении понятий «документ» и «электронный документ» акцент сделан не на форме документов, а на их функциях».

Согласно данному закону, к электронному документу предъявляются следующие требования: он должен создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств; иметь структуру, установленную законом, и содержать реквизиты, позволяющие её идентифицировать; быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

В соответствии с законом, электронный документ на машинном носителе приравниваться к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Таким образом, закон устраняет всякую неопределенность, ставя электронные документы в ряд других технотронных документов и делая акцент на родовом понятии - документ.

Так, по определению Национального архива США электронные документы - это документы, содержащие цифровую, графическую и текстовую информацию, которая может быть записана на любом компьютерном носителе (то есть содержащие любую информацию, записанную в форме, доступной для обработки только при помощи компьютера) и которая соответствует определению понятия «документ»: «все книжные, бумажные, картографические, фотографические, машиночитаемые и другие письменные материалы, независимо от их физической формы или свойств, созданные или полученные федеральным учреждением США в соответствии с федеральным законодательством или в связи с осуществлением государственной деятельности и хранящиеся или подлежащие сохранению этим федеральным учреждением или его правопреемником в качестве свидетельства деятельности (организация, функции, правил, решений, процедур, действий или др.) федеральной власти или по причине информационной ценности содержащихся в них данных».

Однако электронные документы, в отличие от традиционных документов, является не физической, а логической целостностью. Электронным документом не может считаться дискета или файл. Электронная запись признается электронным документом, только если она является результатом и доказательством деятельности.

Специфика электронных документов заключается также и в том, что они имеют свою физическую и логическую структуру, не совпадающую с нашими прежними традиционными представлениями о документе. Она зависит от способа размещения данных на машинных носителях и от используемых программных и технических средств. Логическая структура электронных документов определяет смысловые взаимосвязи между частями документов в виде данных различных типов: текста, таблиц, графики, анимации, мультимедиа записей и.т.д. Запечатление и воспроизведение документа осуществляется с помощью соответствующих информационных технологий по модульному принципу.

Электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию устаревать (изменяться) по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. Специфика электронных документов, а также массовое применение новых информационных технологий, вторжение в сферу управления документацией и архивного дела специалистов в области компьютерных технологий породило определенную терминологическую путаницу и смешение понятий «электронная запись», «документ», «видеограмма» и.т.п.

В одном случае под электронным документом понимается машинный носитель информации, в другом отдельный - файл на этом носителе, в третьем распечатка на бумаге, в четвертом- некая « матрица в памяти компьютера» Иногда за документ принимается изображение на экране, в том числе, полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей (виртуальный документ). И.Л. Бачило пишет по этому поводу, что можно классифицировать электронные документы на виды по их целевому признаку:

«Электронный документ - способ хранения традиционного документа в электронной форме при идентификации идентичности первичного документа;

Электронный документ - как документ первичный, созданный в электронной системе, включаемый в информационно- коммуникационную систему без бумажной формы (программы для ЭВМ, данные по линии север-север, ЭВМ-ЭВМ)

Электронный документ - способ непосредственного информирования пользователя; дисплей, файл, телевизионные картотеки, электронные издание - CDROM и.т.д.;

Электронный документ - как средство выражения воли участника электронной формы правоотношений - юридически значимый факт, правовой акт (средство транспортировки волеизъявления) при сделках, обмена научной информации и.т.д.)».

«Научный документоведческий анализ данной ситуации в историческом аспекте требует, прежде всего, обратиться к исследованию имеющихся в литературе определений электронных документов. Тем самым удалось выявить свыше сорока таких определений, сформулированных специалистами, так и представленными в официальных документах». Их анализ показывает, что при всем разнообразии подходов, можно выделить три основных группы определений:

• 1. Электронный документ - это машиночитаемый документ, документ на машинном носителе;
• 2. Электронный документ - это особый тип документа;
• 3. Электронный документ - это электронная форма;

Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», а также закрепление его законодательно, определение еще не устоялось. Примером этого могут служить данные анкетирования практических архивистов, проведенные в рамках темы НИР ВНИИДАД «Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов». Эти данные представляют большой самостоятельный интерес для исследования. Вместе с тем они свидетельствуют об отсутствии в архивных учреждениях общих представлений о предмете анкетирования, что является показателем неустойчивости, терминологической неопределенности понятия «электронный документ». В недавно опубликованной работе специалистов по корпоративным информационным системам также отмечается, что электронный документ- это «документ, носителем которого является электронная среда - магнитный диск, магнитная лента, компакт - диск и.т.д.».

По мнению А.П. Курило, электронный документ представляется, как «определенным образом организационный ансамбль соответствующих друг другу специальных символов, кодов и электрических сигналов, который существует только в вычислительной телекоммуникационной среде, физически нематериален и человеку, если он не пользуется специальным оборудованием, недоступен». У электронного документа, согласно мнению А.П. Курило, в отличие от бумажного, отсутствует его вторая важнейшая составляющая - материальный носитель, находящийся в жестком соответствии с содержащейся на нем информацией

Такое понимание отражает лишь физико-техническую характеристику электронного документа, оставляя за ее пределами то, что интересует документоведа и любого практического работника делопроизводства - цели, задачи, и функции документа.

Также можно рассмотреть еще одно определение электронного документа. С.И. Семилетов понимает его как «письменный документ, выполненный либо в виде объективной формы записи цифрового машинного кода на материальном носителе, входящим в состав электронных технических средств, либо в виде физического поля различного рода сигналов (электромагнитных, электрических, оптических и акустических) передаваемых по телекоммуникационному каналу связи во времени и пространстве». В этом определении положительным является то, что автор не выводит за рамки дефиниции собственный документ, а лишь модернизирует определение материального носителя информации.

Последняя точка зрения на определение электронного документа принадлежит М.Н. Костомарову, который считает, что наиболее точно сущность этого нового явления отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» - всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера.

Итак, в тексте проведён анализ понятия «электронный документ». Он показывает, что в них можно выделить такие составляющие: это информация, определенным способом зафиксированная на носителе с возможностью ее идентификации; электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы; электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру.

Из вышесказанного также следует, что до сих пор не существует точного понятия «электронный документ». Наряду с традиционным документом, «электронный документ» имеет ряд особенностей: массовое применение новых информационных технологий; электронная цифровая подпись; отсутствие жесткой привязки к носителю; направление документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве.