Программа встречи иностранной делегации пример. Программа пребывания делегации

Дата, день недели

Мероприятие

Ответственные лица

понедельник

Встреча в аэропорту

Петров П.П.

Славиков С.С.

Эшмакунова О.О.

Размещение в гостинице «Европа»

Обед в ресторане гостиницы «Европа»

Экскурсия по г. Минску

Эшмакунова О.О.

Официальный ужин с руководством ООО «Лютик»

Петров П.П.

Славиков С.С.

Посещение производственных подразделений ООО «Лютик»

Славиков С.С.

Переговоры

Петров П.П.

Обед в ресторане «Журавинка»

Эшмакунова О.О.

Продолжение переговоров

Петров П.П

Концерт во Дворце Республики

Эшмакунова О.О.

Завтрак в ресторане гостиницы «Европа»

Славиков С.С.

Завершение переговоров. Подписание итоговых документов

Петров П.П

Фуршет в офисе ООО «Лютик»

Эшмакунова О.О.

Свободное время

Официальный обед с руководством ООО «Лютик»

Петров П.П

Проводы в аэропорту

Петров П.П.

Славиков С.С.

Эффективность беседы зависит от стиля ее проведения, содержания вопросов, очередности и правильности их постановки. Хотя в переговорах с обеих сторон могут принимать участие несколько человек, как правило, беседа должна вестись между руководителями. Недопустимо, если во время переговоров ведущего перебивают его коллеги. Конечно, он может предоставить слово одному из них, особенно по специфическим проблемам, но в большинстве случаев всю тяжесть беседы по всему кругу обсуждаемых проблем ведущий должен брать на себя.

Может показаться парадоксальным, но успех переговоров часто зависит от умения слушать собеседника. Ничто так не льстит собеседнику, как внимание к его словам. Внимание должно быть искренним, так как показное может быть обнаружено им, обидит его и приведет к затруднениям в переговорах.

Начинать переговоры следует с наиболее важных вопросов повестки дня, пытаясь постепенно достигнуть согласия по принципиальным вопросам. Затем обсуждаются проблемы, по которым можно договориться сравнительно легко и без особых затрат времени, и только после этого переходят к ключевым вопросам, требующим подробного разбора. Старайтесь так построить беседу, чтобы рассмотрение вопросов, в которых вы единодушны, предшествовало обсуждению вопросов дискуссионных. Очень важно повести переговоры таким образом, чтобы на их первой стадии собеседник не имел повода дать отрицательный ответ. Если человек сказал "нет", его внутренняя логика побуждает оставаться на этой позиции, хотя он и сам может почувствовать немотивированность своего отрицательного ответа. По той же логике, чем больше положительных решений принято в начальной стадии переговоров, тем труднее потом занять категорически отрицательную позицию, даже при наличии больших оснований.

Формирование делегации

Протокол, соблюдаемый при переговорах, подготовке различных договоров и соглашений, придает своей торжественностью большее значение и большее уважение к содержащимся в них особо важным положениям.

Руководством фирмы составляются списки сотрудников, допущенных к участию во внешнеторговых переговорах, затем уже формируется делегация. Численность количества делегаций регулируется принципом паритета. Число участников согласуется заранее, уровень представительства также подчинен принципу равенства. Язык переговоров определяется по договоренности сторон, может быть языком как одной страны, так и другой, и даже третьей стороны.

Программа пребывания

Программа пребывания разрабатывается заранее. Обычно она включает следующие пункты:

• – встреча (в аэропорту или на вокзале):
• – размещение (в гостинице или загородной резиденции);
• – деловая часть (беседы, переговоры и т.п.);
• – приемы (завтраки, коктейли, обеды, ужины);
• – культурная программа (посещение театра, музея, картинной галереи);
• – проводы.

По каждому пункту указывается ответственный исполнитель.

При встрече главу принимающей стороны сопровождают 2–3 человека, в том числе переводчик. Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава нашей делегации с супругой.

Первым представляется глава принимающей делегации, и если с ним приехала супруга, то он представляет и ее. Вторым представляется гость – глава иностранной делегации – и представляет свою супругу. Затем глава принимающей стороны представляет членов своей делегации. После этого глава прибывшей делегации представляет членов своей делегации. Женщин представляют первыми.

Рассадка по автомашинам происходит в следующем порядке:

• – если используется личный автомобиль, а водитель – член встречающей делегации, то почетное место будет рядом с ним;
• – если автомобиль принадлежит организации, то самым почетным местом считается место на заднем сиденье справа по ходу движения, на котором располагается глава иностранной делегации. Рядом с ним слева – глава принимающей стороны. Если в машину должен сесть еще один пассажир, то он занимает место между ними. Переводчик располагается на переднем сиденье рядом с водителем. Машина подается и паркуется таким образом, чтобы правая дверца была обращена к тротуару.

Первый визит к руководителю принимающей стороны является протокольным (для знакомства, уточнения программы пребывания, выявления дополнительных пожеланий гостей). Продолжительность визита – не более 30 мин. Беседу начинает хозяин. Инициатива окончания беседы остается за гостем. Гостю должно быть предложено угощение: чай, кофе, фрукты. Вино не подастся. Возможно преподнесение сувенира гостю. Опаздывать на встречу нельзя (по протоколу – максимум на 15 мин с возможным сокращением продолжительности встречи).

Рассадка за столом переговоров проводится в соответствии с общепринятыми правилами:

• – главы делегаций могут сидеть во главе стола, переводчики сбоку от них, далее за столом переговоров располагаются члены делегаций по занимаемым должностям;
• – главы делегаций сидят в центре стола, напротив друг друга, рядом с ними по левую руку находятся переводчики, далее – члены делегаций по занимаемым должностям (это наиболее распространенный вариант рассадки);
• – если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются но алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.

Главы делегаций председательствуют по очереди по алфавиту, или на первом заседании хозяин, потом -- по алфавиту.

Пребывание иностранной делегации, как правило, не превышает двух-трех дней.

Проводы иностранных партнеров происходят аналогично встрече, только в обратном порядке .

• Соловьев Э. Я. Современный этикет. С. 68.

Программа пребывания делегации

До приезда иностранной делегации принимающая сторона должна разработать две программы ее пребывания в стране:

Общую программу, предназначенную для гостей;

Подробную программу, которая включает технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и ор­ганизаций.

Общая программа включает в себя информацию о следующих вопросах.

1. Встреча делегации.

2. Деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы).

3. Приемы (завтраки, обеды и т.д.).

4. Культурная программа.

5. Поездки по стране.

6. Проводы делегации.

Что касается подробной программы, то в ней во избежание срывов и накладок необходимо отразить все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации. Так, в частности, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопро­сов, как:

Персональный состав встречающих;

Участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;

Преподнесение цветов;

Приветственные речи;

Обеспечение транспортом;

Размещение в гостинице и т.д.

Встреча делегации в аэропорту (на вокзале) открывает визит. Про­токол встречи предусматривает соблюдение ряда правил.

На встречу делегации следует выезжать в составе, соответствую­щем статусу приезжающих гостей. Однако протокол разрешает, чтобы в процедуре встречи вместо первого лица принял участие его замести­тель. Главного встречающего сопровождают 2-3 члена принимающей делегации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.

В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и называет свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супру­га главного встречающего. Происходит взаимное представление.

После этого главный встречающий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служебным положением. Но если в их со­ставе есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной делегации называет своих спутников. Дамам преподносятся цветы. После короткой процедуры взаимных приветствий гости в сопровож­дении встречающих в автомобилях направляются в гостиницу. Глав­ный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По про­токолу, наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостю. Вторым почетным ме­стом считается заднее сиденье слева.

Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером. Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем - встречающий равного с гостем ранга член российской делегации, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место считается самым почетным.

К моменту приезда делегации в гостиницу там все должно быть подготовлено сотрудниками организации (протокольный отдел, управление делами, секретарь-референт). В случае если глава делега­ции прибывает с супругой, принимающая сторона должна предусмот­реть специальную программу или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его. Про­граммы бывают также внешние (для иностранной делегации) и внут­ренние. Во внешней программе нет лиц, ответственных за прием, со­провождение, проведение мероприятий. Во внутренней программе указываются: дата, место, мероприятие, его цель, сроки, сопровож­дающие, ответственный за проведение мероприятия. Внутренняя про­грамма утверждается руководителем принимающей организации.

При составлении программы внимание принимающей организации должно быть сосредоточено на основной цели визита (переговоры, встречи, беседы и т.д.). Самое главное в программе - ее сбалансирован­ность. С одной стороны, она должна удовлетворять профессиональным интересам делегации, с другой - носить и общеобразовательный харак­тер. Корректировка программы возможна, но в исключительных случа­ях и в самом минимальном размере.

Для гостей, прибывших на переговоры, обязательно планируют развлекательную программу - посещение театров, концертов, ресто­рана (организация банкета), знакомство с достопримечательностями и т.п. В чужой стране приглашают хозяева. В своей - инициатор пере­говоров. Отсутствие приглашений обычно означает намек на потерю интереса к партнеру. Как правило, платит тот, кто приглашает, исключение составляет Германия. Надо уточнить, кто платит, поскольку может оказаться, что предполагается, что каждый за себя.

В ряде европейских стран принято за деловым обедом переходить к вопросам, составляющим предмет переговоров, только после кофе. Во Франции за обедом полагается говорить об искусстве, в Англии - о спорте и т.д. Эти ритуалы имеют добротную психологическую основу: после насыщения участники находятся в благодушном настроении и им легче договориться. Кофе же активизирует умственную деятельность.

К приезду зарубежной делегации готовятся две программы: общая , предназначенная для гостей, и подробная (рабочая) – для организаторов приема. Программа для гостей представляет собой расписанный по дням и числам график пребывания их в стране (изготавливается типографским способом и вручается всем членам делегации в начале визита). В рабочей программе отражаются все организационно-технические детали приема делегации:

1. Бронирование гостиницы или подготовка место проживания делегации

2. Определение мест питания

3. Персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале

4. Содействие в прохождении пограничного контроля

5. Получение и доставка багажа, транспортное обеспечение

6. Помощь в размещении в гостинице

7. Работу переводчиков и др.

8. Визит в посольство или консульство (при обоюдном согласии сторон; уровень приглашаемого сотрудника диппредставительства необходимо соотносить с уровнем делегации).

Официальный статус встречающего главы делегации должен соответствовать официальному статусу приезжающего главы делегации. При определении языка переговоров преимущество имеет язык принимающей стороны. При выборе подарка необходимо учесть существующее официальное и протокольное старшинство внутри делегации. Организация (учреждение), принимающая зарубежную делегацию, обеспечивает своевременное разъяснение своим гостям основных положений указанных документов, точное выполнение установленных в отношении иностранных граждан правовых норм, а также несет ответственность за своевременное оформление документов на право пребывания их в Республике Беларусь, передвижение по территории страны и на въезд из Республики Беларусь по истесении определенного им срока пребывания.

Права и обязанности членов зарубежных делегаций в Республике Беларусь регламентируется следующими основными документами:

· Законом Республики Беларусь «О правовом положении иностранных граждан в Республике Беларусь» № 2339 – ХІІ от 3 июня 1993г.

· Правилами пребывания иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь, утвержденными постановление Совета Министров Республики Беларусь № 1654 от 25 октября 1999г.

· Положением о депортации иностранных граждан и лиц без гражданства Республики Беларусь, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь № 1653 от 25 октября 1999г.

· Инструкцией о порядке выдачи иностранным гражданам и лицам без гражданства виз Республики Беларусь, утвержденной МИД, МВД и Главным управлением пограничных войск Республики Беларусь.

Деловая виза выдается на срок 90 дней консульскими учреждениями. Приглашение принимающей стороны является основанием для получения зарубежным партнером визы на въезд в страну. Принимающая сторона обязана в течении трех суток, исключая праздничные и выходные дни, позаботиться о регистрации паспортов зарубежных гостей в органах внутренних дел.

40. Приветствия и обращения, принятые в протокольной практике, их роль в укрепления деловых отношений.

Формы обращения, принятые в разных странах, определяются национальными традициями и культурными особенностями. Но, существуют универсальные правила, которых можно придерживаться в межународном общении. При обращении к лицам, имеющим государственный статус, воинское звание, дипломатический ранг или учёную степень, в большинстве стран обходятся без упоминания имени: «Господин министр», «Господин посол», «Господин мэр» «Господин полковник» и др. Только в Гемании в подобном случае присоединяется фамилия, например «Госпоин доктор Браун». В этикете существует замечательное правило: обращаясь к официальному лицу, обычно его как бы повышают в должности. Так, подполковника называют «Господин полковник», заместителя министра – «Господин министр», посланника – «Господин посол».

К жещинам предпочтительно обращаться по фамилии мужа. При труднопроизносимых именах можно прибегнуть к международной форме «мадам». Люди одного возраста и положения (особенно женщины) обычно не употребляют обращение “мадам” по отношению друг к другу, так как это свидетельствует, что произносящий сознательно ставит себя ниже того, к кому обращается. Это же правило распространяется на обращение “сэр”. Это обращение употребляется по отношению к достаточно известным, занимающим особое положение в обществе людям, во избежание частого повторения их официальных званий и рангов. Сэр Элтон Джон именует пресса и Королева Великобритании певца Элтона Джона.

У европейцев и американцев принято упрощать личные отношения с иностранцами путём перехода на дружеское обращение: «друг Гельмут», «друг Борис»и т.д. Однако, это опускается только с обоюного согласия и с учётом служебного статуса партнёров.

Этикет межунароного общения предполагает также при обращении к высоким особам знание и правильное употребление титулов. (Таблица 4 )

Рекомендуем статьи по теме

Программа пребывания делегации

Оценка эффективности управления финансовыми рисками в коммерческих организациях

Промышленная заготовка древесины

Знай свое дело

Поиск по сайту

Популярное

Должностная инструкция заместителя директора по производству предприятия общественного питания

Презентация на тему "макроэволюция"

Презентация по праву на тему "Профессия - юрист" (11 класс)

Получайте первыми самые полезные советы наших экспертов, читайте эксклюзивные материалы и анонсы и никакого спама

Нажимая кнопку «Подписаться», я соглашаюсь с Политикой конфиденциальности данных